党政办公室

南华工商学院会议管理制度

作者:chendelin   2011年04月21日

    为进一步规范和加强会议管理,保证会议质量,降低会议成本、注重实效,促进作风建设,特制定《南华工商学院会议管理制度》。具体内容如下:

    (一)会议召开原则:

    1、高效    凡召开的会议应具备必要性,注重实效,主题鲜明,准备充分。会议组织者应将会议主持者、议题、议程、时间、地点等安排以通知的形式告知与会者。

    2、精简    精简会议,尽量缩短会期,减少与会人员,能合并召开的会议要尽可能统筹合并。

    3、务实    把工作重点放在深入实际,深入教学和学生第一线,加强调研,集中精力研究和解决实际问题上,可采取现场办公会议等形式,及时协调研究,解决问题。

    4、节约    会议要厉行勤俭节约,严格控制将会议地点安排在校外、市外,特殊情况须向院主要领导批准,会议所涉及经费由主要部门自行解决,严禁铺张浪费。

    (二)会议的安排:

    1、凡召开全院性大会,全院中层干部会议,须经院务委员会同意或院党政主要领导批准,由学院办公室(下称院办)列入会议计划;凡各职能部门召开的涉及多个部门负责人参加的各类会议,均须提前书面报告及经主管院领导批准后报院办,列入会议计划;属全院性综合性会议,由党办、院办负责会议的筹备,有关部门予以配合;各职能部门召开的会议,由会议召集部门负责会议筹备。

    2、统一安排,协调列入计划的会议时间、地点、参加人员,防止发生冲突。各会议主办部门于每周五中午前将下周召开的会议方案报院办,院办于周五下班前协调完毕并将会议安排通知到有关领导和部门。

    3、列入会议计划的会议,如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时,主办部门应提前报院办调整会议计划。未经院办同意,任何部门或个人不得随意打乱或更改列入计划的会议。

    4、各部门自行安排的会议,除分管院领导外,需请其它院领导参加,应提前向院办申报,由院办按主管院领导指示回复召开会议的部门。如需使用会议室,在与列入每周计划会议不相冲突的前提下,可按照学校会议室管理程序使用会议室。

    5、各部门自行安排的会议如与学院每周列入计划的会议发生冲突时,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则,作出调整。

    6、我院承接上级机关或社团承办的会议,须事先书面形式向院办申报,方可进行筹备。会前的准备工作由承办部门负责,院办负责协调有关事宜,会议所需经费,一般应按照“以会养会”的原则解决。

    (三)会议的组织:

    1、会议通知    由会议主办部门或召集部门负责通知、落实。

    2、会议筹备    视会议内容,由牵头组织的部门负责协调,将会议的有关工作落实到各有关部门进行筹备(领导讲话、会场布置、安全保卫、音响、会议通知、会议方案、材料、照相等)。

    3、会议签到    会议组织者应事先准备签到表册。学校召开的中小型会议实行个人签到,全校性大会实行部门、系领导签到,会议结束时,组织者可对各单位的出勤情况进行检查或抽查。

    4、会议文件及会会议档案:全校性会议的文件由主办单位准备,会议结束后,应及时将一套完整的会议文件整理归档,按规定时间移交院综合档案室。一般性或专题工作会议由主要职能部门负责会议记录和纪要整理,会议纪要经主管院领导签发后,公布执行或发至相关部门备忘存查(重要会议由主办单位起草会议信息,报院办经审定后报上级有关部门)。

    (四)会议纪律:

    1、与会人员应做到不迟到、不早退,因故不能参加会议应提前向会议主办部门请假,有事离开会场需向会议组织者请假,会议期间应关闭通讯工具,保持会场安静,不做与会议主题不相关的事。

    2、与会人员应作好会议记录,会后按会议要求向有关人员作传达或汇报。

    3、会议内容有保密事项时,与会者必须严格遵守保密纪律。

                                                  二〇一一年四月