党政办公室

南华工商学院机要文件交换规定

作者:chendelin   2011年04月21日

    为了使上级及学院文件及时、安全取回、递送,保证信息的畅通,更好地为学院教学、行政工作服务,特制定如下规定:

    一、机要交换范围限于广东省委、省政府,省教育厅,广州市委、市政府等各厅、局级以上机关、企事业单位及经批准参加广州地区交换的单位的机要文件和有关资料传递交换。

    二、院办公室指定专人为机要交换员,每周三次按时去交换站交换文件,(交换时间为每周一、三、五上午1000前,寒暑假另作安排)。

    三、各系(部)、各部门需交换到其他单位的文件资料,须在交换日的前一天,将文件资料包装好,写清交换单位名称,填写文件交换登记单,交给机要交换员办理,过时将延至下一个交换日交换。

    四、数量较多的文件资料,须在交付资料封面上注明交换单位的位置编号,并包装密封好。

    五、交换回来的文件如明确标明给相关部门或个人的,机要交换员可直接分发。其它文件如标明“南华工商学院”收的,则统一交给院办秘书科。

    六、交换人员要增强保密意识,加强保密观念,严格执行保密制度,不得在交换站拆启各类文件、信函,确保文件安全、准确、及时传递;要妥善保管证件,不得转借他人;要有时间观念,不得迟到、早退、缺席。

    七、机要交换员在交换日如有事不能去交换文件,需经过院办负责人同意,委托其他人员去交换文件。

    八、以下文件、资料和物品不得在文件交换站内交换传递。

    (一)绝密文件;

    (二)在限定时间内无法送达的文件;

    (三)未参加交换文件的单位的文件;

    (四)各种报刊、杂志、贺年卡、挂历等非文件物品;

    (五)私人的信件、邮件;

    (六)钱币及有价证券。

    (七)其他按规定不准进行交换的物品。

 

                                             二〇〇三年十二月三十日

                                             二〇一一 年三月十四日修订