党政办公室

广东南华工商职业学院会议管理办法

作者:wanghui   2019年06月27日

为进一步规范和加强会议管理,提高会议质量和效率,降低会议成本、注重实效,结合学校实际,特制定本办法。

第一条  本办法适用于学校的各类会议。

第二条  学校会议由校党政办公室统筹管理,实行“年度计划、周会议安排制度”。

第一章  会议原则

第三条   举办各类会议应遵循以下原则:
  

1.高效。凡召开的会议应具备必要性,注重实效,主题鲜明,准备充分,安排紧凑,合理设置议程;提倡开短会、讲短话,力戒空话、套话,会议讲话要有针对性和指导性,有具体的意见措施。

2.精简。各类会议应控制规模,尽量缩短会期,减少与会人员,能合并召开的会议要尽可能统筹合并;除确需全体校领导参加的重要会议外,原则上应按会议的性质和类别确定相关校领导及二级学院领导,按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。

3.务实。把工作重点放在深入实际,深入教学和学生第一线,加强调研,集中精力研究和解决实际问题,可采取现场办公会议等形式,及时协调研究,解决问题;能以文件、电话等方式布置或可以校园网通告的,不再召开会议

4.节约。会议要厉行勤俭节约,严禁铺张浪费,一般性工作会议一律不摆花草、水果等,不拉横幅,不制作背景喷绘;严格控制将会议地点安排在校外、市外,特殊情况须向学校主要领导批准;倡导网络视频会议,能够通过视频会议召开的会议,可在三校区采用视频会议形式召开。

第二章   会议统筹

第四条  以学校名义召开的全校性、全局性会议,学校领导参加的专项工作会议,职能部门召集的涉及全校范围的部署性会议等会议,各会议主办部门要于每年末将下一年会议计划报党政办,提交校长办公会审议通过后,列入学校年度会议计划。

第五条  职能部门召开的部门会议或职能部门自行召集相关部门召开的会议,如涉及到多个部门或单位的工作,相关部门和单位在会前应充分协商,经分管校领导批准后召开。

第六条  确因特殊情况,由校领导主持召开的全校性临时会议(如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等),由承办部门请示校党政主要领导同意后召开。

第七条  学校承接上级机关或社会组织的会议,原则上须提交校长办公会审议通过,方可进行筹备。

第三章   会议组织

第八条  各会议主办部门应于每周五中午前,将下周以学校名义召开的会议经分管校领导同意后,及时将会议具体方案报党政办统筹协调安排,经每周一上午学校领导班子碰头会研究同意后,列入学校周会议计划正式执行。

第九条  列入会议计划的,由党政办在OA统一发布会议通知;凡未列入会议计划,原则上任何单位和个人不得以学校名义举办各类会议。

第十条  列入会议计划的会议,如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时,主办部门应提前报党政办调整会议计划,任何部门或个人不得随意打乱或更改列入计划的会议。

第十一条  各部门自行安排的会议如与学校每周列入计划的会议发生冲突时,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则,做出调整。如需使用会议室,在与列入每周会议计划不相冲突的前提下,可按照学校会议室管理程序使用会议室。

第十二条  各类会议主办部门要牵头做好会议筹备工作(包括:领导讲话稿、会场布置、安全保卫、音响、会议通知、会议方案、材料、照相报道、会议签到、茶水、会议资料存档、会议记录纪要等),党政办做好统筹协调工作。

第四章  会议纪律

第十三条  会议期间杜绝会风散漫、会纪松懈现象;不得随意离会,不得在会场接听和拨打手机,会议期间应将通讯工具调至静音或关闭,保持会场安静,不得从事其他与会议无关的事情。

第十四条  严格会议签到制度,与会人员应做到不迟到、不早退,确因上课或外出开会、学习等特殊情况不能参会的,应履行请假手续(根据会议要求需确定代会人的应明确代会人)。

第十五条  与会人员应作好会议记录,会后按会议要求向有关人员作传达或汇报。

第十六条   会议内容如有保密事项时,与会者必须严格遵守保密纪律。

第五章   附则

第十七条   本制度自公布之日起实施,由党政办公室负责解释。