党政办公室

档案借阅利用制度

作者:chendelin   2014年05月26日
 

一、学院保存的档案,主要是为本院教学、科研和管理等各项工作提供服务,也为社会服务;

二、校内、外单位和个人,持有效介绍信、工作证、身份证等合法证明,可以利用本室已开放的档案。凡到档案室查阅档案,须填写借阅登记及利用效果;

三、本院工作人员因工作需要调阅档案,原则上只能查阅本部门形成的档案材料以及已公开的普发性文件,如果需要查阅本部门以外的档案材料,必须在<档案利用申请表>上写明查阅目的和查阅内容,经档案形成部门负责人和办公室负责人审核批准后,方可查阅;

四、凡调阅党委、行政重要会议记录(纪要),组织、人事方面的档案,有密级的上级文件及未开放的档案,应由本部门负责人提出查阅申请,经档案形成部门负责人及办公室负责人审批,必要时还须经主管院领导审查同意,限定性的阅读有关内容,不得带出综合档案室,不得摘抄。如确因工作需要摘抄,也需经档案形成部门负责人及办公室负责人同意;

五、基建和科研档案确需借出利用的,须利用单位提出申请说明借出原因、借出时间,并有领导签署的意见,经办公室主任批准,并严格履行借阅手续,限期归还。同时交付档案保证金(保证金数额按照档案价值确定,最低为人民币伍佰元,档案归还时,经检查无丢失或损坏者,保证金如数退还)

六、校外单位或个人利用本室档案,须持单位正式介绍信及个人有效证件,写明查阅目的和查阅内容,档案室方可办理。如需要摘抄或复制,须经办公室负责人同意后由档案室工作人员进行复制,并加盖公章后方可有效。任何个人以传真或电话查阅概不受理;

七、毕业生查阅个人档案须持毕业证和身份证等有效证件毕业生委托他人来校查阅个人学籍档案,代查阅者必须持有毕业生本人的委托书,毕业证和身份证复印件,代查阅者还应出示自己的有效证件,方可查阅;

八、档案一般只限于在“档案阅览室”使用,并进行登记。确需借出者,应办理借出手续,并自觉遵守借阅时间,按期归还;一般档案借阅不超过一周,凡需延期使用者,要办理续借手续。重要档案当日归还,节假日期间档案应送回档案室保管。保密档案一律不外借;

九、档案利用者要爱护档案,确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人,不准拆卷、抽页、剪裁,不准删改、眉批、圈点或勾画档案内容,不准泄密、失密,档案严禁污损,做到归还档案完好无损;

十、严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案的,由档案工作人员负责办理。摘录档案应按原文照录,不得加注个人意见,并应注明档号,摘录人姓名和摘录日期,经档案人员复核并盖章。档案复制件应妥善保管,用毕及时送回档案室注销。凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的,须经办公室领导批准。未经学院授权和上级主管机关批准,任何单位和个人都无权公布档案;

十、任何单位和个人凡属营利活动或个人目的利用本室档案的,按规定收取档案利用和保护费。