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南华工商学院部门档案工作考核办法(试行)

作者:chendelin   2014年05月26日
 

档案工作是我院管理工作的重要组成部分,是做好各项工作的基础,是部门工作成绩的历史见证。为加强我院部门档案工作,建立健全档案管理制度,把档案的收集和管理纳入规范化、制度化、法制化轨道,根据《中华人民共和国档案法》、教育部第27号令《普通高等学校档案管理办法》、《广东省高等学校档案工作水平评定办法和评定标准》等有关法律法规和文件精神,建立激励机制,特制定本办法。

一、考核对象

学院各系、各部门档案、资料工作。

二、考核内容

1.组织管理

加强档案工作的组织领导,完善档案工作的管理体制,系(部门)有领导明确分管档案工作,并将档案工作列入分管领导的岗位职责范围;配有专用的文件材料柜和档案柜,建立本系(部门)收文、发文、借阅登记制度及档案人员岗位责任制;配备了有较强责任心和安全保密意识兼职档案员,认真负责收集、整理、保管、移交本系(部门)的档案及文件材料;兼职档案员相对稳定,如有工作调动或调整应及时报予学院档案室备案;兼职档案员积极参加学校组织的档案工作会议、业务培训和有关活动,接受院办综合档案室监督检查。

2.业务管理

按时完成年度系(部门)档案材料的归档工作(党群、行政类及按年度归档的档案资料,应在次年4月底前归档;教学类需按学年度归档的材料应在每年10月前归档;科研项目、基建档案应在项目完成后2个月内归档);系(部门)要对应归档的资料进行预立卷;归档的材料应门类和载体齐全、完整,纸质档案和电子档案同时归档;移交时有完备的交接手续。

3.文件质量

归档的文件完整、准确、系统,遵循文件材料形成规律,保持卷内文件的有机联系,区分不同价值,排列有序;归档的文件应整洁,无破损、缺漏、污损等现象;归档的文件必须用纸规范,字迹工整,制作和书写材料利于长期保存(书写、打印要用碳黑墨水、黑色油墨,不能用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、红色笔和复印件);做好文件的安全和保密措施。

三、考核程序

1.成立档案工作考核组。由学校分管档案工作的院领导担任组长,院办分管档案工作的领导担任副组长,学院综合档案室专职档案员为成员。每年4月由档案工作考核组对各归档单位(部门)档案工作进行考核,并将考核结果在学院网站上公布。

2.自查。各归档单位(部门)依据工作职责填写年度考核表(见附件),对本单位(部门)档案工作情况逐项进行检查打分,经单位(部门)分管领导签署意见后于每年420日前报送考核组。过期不报者,视作考核不合格。

3.考核。考核组依据标准对各单位(部门)的档案工作进行材料审查、实地检查、综合评分、拟定考核意见、初步确定各单位(部门)的考核等次。

4.反馈。向各单位(部门)反馈考核意见。单位(部门)如有异议,可向考核组提出,考核组应认真核查,及时答复并在校园网公布。

四、表彰奖励

考核分为优秀、良好、合格、不合格四个等级,90(含90分)分以上为优秀, 89分—75分为良好,74—60(含60分)分为合格,60分以下为不合格。凡考核结果为优秀的单位(部门),其兼职档案员即为优秀档案员。每两年对档案工作优秀单位(部门)和个人给予表彰奖励,同时对向档案室提供各类有价值档案的教职员工给予奖励;对不合格单位(部门)提出批评,对因严重失职造成档案流失、损毁的单位(部门)要追究部门领导和兼职档案员的责任。

五、本办法自颁布之日起施行,由学校办公室负责解释。

                                                  0一二年一月四日

 

南华工商学院部门档案工作评定表(试行) 

立卷部门:

考核项目

     

考核分数

标准分

扣分

实得分

(一)组织领导 
10

1 有一位领导分管档案工作,监督、检查本部门档案工作,并能及时解决本部门档案工作中出现的问题。

5

 

 

2、部门负责人把档案工作列入议事日程,在布置、检查、总结、验收工作时,同时布置、检查、总结、验收本部门档案工作。

5

 

 

(二)明确档案员职责 
10

1、配备兼职档案工作人员,并将档案工作纳入其岗位职责,负责本部门文件的立卷归档工作。人员相对稳定,调整兼职档案员要及时将情况报档案室备案。

5

 

 

2、兼职档案员能积极参加学院档案工作的有关会议和业务培训活动,掌握文件材料的立卷归档办法和归档时间,主动认真做好本部门的档案工作。

5

 

 

(三)按时立卷归档 
40

1、注意文件材料的日常积累,做好部门档案预立卷工作。

5

 

 

2、认真配合档案室具体的立卷指导、检查和档案验收。

5

 

 

3、按时完成部门归档材料的收集、整理、录入、移交工作,重大(或专题性)的活动(项目)在完成后要及时移交材料,归档手续完备。

10

4归档材料门类齐全、完整,纸质档案与电子同步移交。

20

 

 

(四)文件材料质量 
40

1、文件材料符合公文要求。公文用纸要规范(A 4);负责人签批意见笔迹工整、字迹清楚,不越过装订线;使用笔墨符合档案保护的要求(不使用红墨水、圆珠笔等不规范笔墨,只能用签字笔、碳素墨水或蓝黑墨水书写)。

10

 

 

2、卷内文件材料齐全完整,符合归档要求。文件材料的正文、附件、请示、批复齐全完整,排放顺序正确。文件标题拟制正确,具备责任者、问题、名称三要素。

10

 

 

3、归档材料符合组卷规范。遵循文件材料的形成规律,保持内在的有机联系,排列有序。区别其不同价值,便于保管利用。

10

 

 

4、归档材料要求完整、整齐、美观。不能有破损、缺页、褪色、污渍、霉变等

10

 

 

合计

档案验收分:

100

 

 

立卷部门盖章:

 

兼职档案员签字:

 

 档案室盖章:

 

档案考核人员签字: