党政办公室

南华工商学院行政公文处理制度

作者:chendelin   2011年04月12日

    为使学院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发〔200023号),结合我校(院)的实际情况,特制定本制度。

    一、公文的种类、格式和行文规则

    (一)学校行政公文的种类:

    1.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    2.规定:适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行文规范。

    3.意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    4.通告:适用于公布学院各有关方面应当遵守或者周知的事项。

    5.通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

    6.通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

    7.报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

    8.请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

    9.批复:适用于答复下级机关的请示事项。

    10. 函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

    11. 会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

    (二)公文格式

    公文一般由发文机关标识、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

    1.涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

    2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

    3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文的要将主办机关排列在前。

    4.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。学院(校)现行的机关代字主要有:“粤工院”、“粤工校”、“粤工院党”、“粤工院纪”等。

    5.上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。便于上级部门直接找承办人沟通。

    6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

    7.主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    8.公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

    9.公文除“会议纪要”以外,应当加盖公章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。

    10.成文日期以负责人签发的日期为准。

    11.公文有附注(需要说明的其它事项),应当加括号标注。

    12.向上级机关或主管部门行文应当标注主题词。主题词应当从上级机关制发的主题词表中选词标引,不得按文件标题随意拆分。

    13.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    14.公文用纸一般采用国际标准A4(210mm1×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

    15.公文中各组成部分的标识规则,上述未列出的,请参照《国家行政机关公文格式》国家标准(国家质量技术监督局199912月发布)执行。

    (三)行文规则

    校(院)、系、部、处、室等各级行政机关的行文,应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

    1.学校(院)可以对上对下、对内对外行文。学校(院)办公室可以对校内各级行政机关行文,必要时也可代表学校(院)对外行文。以学校(院)名义的发文,原则上限于传达贯彻上级的指示、决定;颁发政策性文件、规范性文件;全校(院)性重要工作部署、重要行政措施;向上级的请示、报告等。属于一般性文件、具体的工作意见、实施方案等,则以学(校)院办公室名义发文。

    2.各系、处、室等行政部门安排本部门职能范围内的工作,制订本行业的管理措施,制发业务工作会议纪要,下发业务工作通知等,均由各部门自行发文,或经主管校(院)领导批准后自行发文。

    二、收文办理

  收文办理指对收到公文的办理过程,程序包括:收取(校/院办文件交换员、信件收发员、秘书)→登记(校/院办秘书)→拟办(校/院办主任)→转送(校/院办秘书)→批办(主管校/院领导)→转送(校/院办秘书)→承办(承办单位)→催办(校/院办秘书)→归卷(校/院办秘书)→归档(综合档案室)。

    (一)收取文件。校/院办文件交换员每周一、三、五上午从公文交换站收取文件;信件收发员收取来信来函;校/院办秘书通过教育电子政务平台、广东省教育厅网站等网络平台收取文件。

    (二)登记。收取到的校/院级文件和寄(带)给学校/院的公文、信函等,由学校/院办秘书接收、拆封、分类、登记、编号(机密文件交给校/院办保密员)。另外,各部门收到上级主管部门或会议下发的有关文件,如涉及学校/院全局工作的,应及时交到校/院办秘书处办理收文登记处理。

    (三)拟办、批阅。校/院办秘书将需要办理的文件登记并填写“南华工商学院、省总干校办文表”后,交给办公室主任签写拟办意见,然后由校/院办秘书按拟办意见呈主管院领导阅批,批阅文件一般不超过两天。如有紧急文件需要办理,而主管院领导暂时不在,校/院办秘书需及时与主管院领导电话联系,按领导指示将文件直接下发到承办部门(或承办人)。

    (四)承办。由校/院办秘书按领导批阅意见将文件转送给有关承办部门(或承办人)办理。承办部门(或承办人)根据拟办或批办意见及时进行办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。如不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的,应及时退回校/院办,并说明理由。承办之后,承办部门(或承办人)在“办文表”处理结果一栏中写明处理情况并签名。

    (五)催办、落实。为了加强对公文处理工作的监督,及时掌握公文运转情况,校/院办秘书应做好承办文件的登记,并适时地对承办情况进行查询、催办,抓落实。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。

    (六)归档、立卷。承办部门(或承办人)文件办理完后,应将文件及时归还给校/院办秘书处。秘书做好处理后文件的登记、存档,并于每年年底对当年学院办公室收到的公文进行统计、整理后移交给综合档案室,由综合档案室立卷、归档。

    三、发文管理

   发文办理指以本机关名义制发公文的过程,发文程序包括:拟稿(主办单位)→审稿(拟稿单位负责人)→审核(校/院办主任)→会签(院领导)→签发(主管校领导)→编号、登记(校/院办秘书)→印刷、校对(文印室、拟稿人)→用印、拟稿单封发(校/院办保密员、拟稿单位)→归卷(校/院办秘书、拟稿单位)→归档(校/院综合档案室、拟稿单位)。

    (一)拟稿人应根据主管领导的指示和要求,按时完成拟稿任务,并严格按照《国家行政公文处理办法》草拟公文。

  (二)主办单位拟稿完毕,送本部门负责人审稿。审稿包括:

  1.是否需要行文;

   2.文稿内容同党的方针、政策,上级有关部门及本单位的规定有无矛盾;

   3.对上级“请示”、“报告”要一文一事;

    4.文字是否通顺、简练,用词是否贴切,标点符号是否正确,中心问题是否突出、鲜明。

      (三)对涉及其它部门的文稿,拟稿单位应送有关部门领导会签。

    (四)文稿经拟稿单位负责人审核检查及有关单位会签后,送校/院办负责人审核。除特殊情况外,不应越级直接呈送校领导。审核的重点是:

      1.是否需要学校/院行文;

      2.是否符合公文处理程序及要求;

      3.公文是否需要提交一定的会议进行讨论,是否需要报上级机关批准等。

    4.文字表达是否恰当,语气是否得体,主送单位和抄送单位是否适当,标题、发送机关名称是否准确。  

    (五)发文由校/院办核稿,呈主管校/院领导审核签发。签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过主管领导的核准签字后即成为定稿,并据此生效。签发人代表学校/院对公文在政治上、内容上、文字上的正确性和准确性负完全责任。

    (六)校/院领导签发后,由校/院办秘书登记、编号,签发后的文稿由主办单位打印、校对,如需送打字室打印,打印后由拟稿人校对,并在文印表上签字以示负责。校稿人应按领导批准签发后的文稿采用国家统一规定的校对符号进行标准校对。校对无误后,送文印室付印。

    (七)公文用纸一般采取国际标准A4型,左侧装订。

    (八)打印后的文稿由拟稿单位到校/院办保密室盖学校公章后由主办单位发往有关单位或部门,校/院办保密室将正文一式两份并连同底稿一并存档。

    (九)在整个发文程序中,拟稿、审稿、会签、核稿、签发均要使用钢笔或签字笔(不准使用铅笔、蓝红圆珠笔、复写纸),便于底稿的归档保存;书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

    四、报送材料管理

    各部门应上级主管部门要求报送的材料(含各类统计数据,报/图表,工作计划、总结、报告、汇报)必须经主管校领导审核同意方可报送,并一律备存一份交校/院办存档,同时本部门也要做好立卷、归档工作。

    五、协议、合同书管理  

    因工作需要,以学院(校)名义与外单位(个人)签订各类协议、合同,原件由院办存档,并复印一份交经办部门或个人。以部门、系部名义与外单位(个人)签订协议、合同,经办部门存档,必要时交院档案室。

 

 

 

                                                               二〇〇四年一月五日

                                                              二〇一一 年三月十四日修订